Bestellen binnen een persoonlijk budget

Ontzorg uw klanten. Bepaal hoeveel budget een drager nodig heeft om zijn persoonlijke kleding te kunnen bestellen en onderhouden. Laat dit budgetsysteem ervoor zorgen dat een drager zelf bestellingen kan invoeren.

Er hoeft geen administratie meer bijgehouden te worden om te weten of iemand nog mag bestellen of niet.

Kledingpakketten

Wie mag wat bestellen? In een kledingpakket kunt u per functie of dienstverband bepalen wat iemand kan bestellen.

Voor bijvoorbeeld dames en heren maakt u op deze wijze een persoonlijk kledingpakket. De dragers bestellen alleen wat ze zelf nodig hebben in een overzichtelijk bestelscherm.

Uw klant krijgt een eigen afdelingshiërarchie

Klein of groot, uw klant kan met Ecmanage gestructureerd werken.

De bedrijfsstructuur kan in het systeem ingevoerd worden. Bijvoorbeeld in verschillende regio's, locaties, afdelingen en werkgroepen. De bedrijfsstructuur kan in een hiërarchie aangemaakt worden. Uw dragers worden dan binnen deze hiërarchie opgenomen.

Op deze manier is het mogelijk de informatie en toegang ook binnen de hiërarchie te beperken. De leidinggevenden zien alleen de dragers binnen hun afdeling.

Validatieregels tijdens het bestellen

Met behulp van validatieregels is het mogelijk om de bestelvrijheid van dragers te beperken. Denk bijvoorbeeld aan:

• Het maximaal kunnen bestellen van één jas per jaar,
• Of bij een keuze uit 3 broeken mag er één van de drie per jaar besteld worden,
• Of maximaal 5 overhemden per keer bestellen.

Maatafwijkingen zijn mogelijk

In sommige gevallen is het noodzakelijk om kleding op maat te vermaken. Indien bijvoorbeeld een broek twee centimeter langer moet zijn, kan dit bij het bestellen ingevoerd worden. De gegevens worden bewaard en zijn bij toekomstige bestellingen direct beschikbaar.

Welke vermakingen zijn mogelijk? Ook hierin bent u vrij. De eigen vermakingscodes kunnen worden ingevoerd en kunnen per artikel worden vastgelegd. Per artikel kan worden bepaald welke vermakingen mogelijk zijn.

Registreer retouren en inleveringen

Indien er sprake is van een foute levering of bestelling, dan kan de drager de producten voor retour aanmelden. Op deze manier blijft de administratie correct en is het altijd duidelijk hoeveel artikelen iemand in bezit heeft.

Gaat iemand uit dienst, gebruik dan de inleverroute. Zeker voor bedrijfskleding is uit veiligheidsoverwegingen het inleveren van de herkenbare kleding van belang.

Persoonsgebonden producten

Niet alle bedrijfskleding moet in een generiek kledingpakket voor alle dragers opgenomen worden. Een kledingpakket is niet altijd voor alle medewerkers gelijk.

In veel gevallen maken medewerkers gebruik van (speciale) persoonsgebonden artikelen? Denk hierbij bijvoorbeeld aan persoonlijke schoenkeuze of aan PBM's die persoonlijk worden aangemeten, zoals gehoorbescherming of valbescherming. Een op maat gespecificeerd artikel kan aan een drager worden gekoppeld. Indien het artikel aan vervanging toe is, zijn de precieze specificaties beschikbaar in het systeem.

Dragerreglement

In bijna alle organisaties gelden er kledingvoorschriften. Het is mogelijk om een kledingdrager, voordat een eerste bestelling wordt gedaan, binnen Ecmanage akkoord te laten gaan met een reglement, voorschriften of overeenkomst.

Dealermodule

Elke klant kan binnen Ecmanage in een eigen omgeving worden ondergebracht. Dit heeft vele voordelen, maar soms is het handiger een omgeving te maken voor meerdere klanten tegelijk. Dit kan binnen de dealermodule.

Binnen de dealermodule kan één assortiment worden beheerd voor meerdere klanten tegelijk. Informeer naar de mogelijkheden bij Ecmanage.

Rapportages

Binnen de basisomgeving van Ecmanage kunnen vele rapportages worden gegenereerd voor het verkrijgen van inzicht over het gebruik van het systeem. Deze zijn standaard beschikbaar voor alle klanten. Indien een bepaalde rapportage niet beschikbaar is, kan deze waarschijnlijk zonder veel moeite worden toegevoegd.

Tevens is het mogelijk om e-mailadressen te exporteren om kledingdragers te informeren.

Betalen met iDEAL

In plaats van dat dragers of klanten via een budget bestellen kan ook worden ingesteld dat bestellers direct afrekenen met iDEAL via de IDEAL module. Hiervoor dient een Mollie account aangeschaft te worden zodat wij de iDEAL module kunnen activeren.

Portaal checklist

Via de portaal checklist is het voor u als leverancier mogelijk om in één oogopslag te controleren of een klantomgeving volledig en juist is ingericht. Ook ziet u of de bestaande klantomgevingen up-to-date zijn.

Extra: Uw klant krijgt een eigen layout

Ecmanage is een internetapplicatie en heeft een aantal standaard sjablonen om het uiterlijk te kunnen aanpassen aan de wensen van uw klant. Zowel de website als de e-mailcommunicatie is aanpasbaar. Standaard kunt u het logo van uw klant uploaden en gebruiken.

In een extra module is het mogelijk om Ecmanage in een volledig eigen stijl, met een eigen URL en een eigen uiterlijk in de e-mailcommunicatie uit te voeren.

Extra: Uitgebreide klachtenregistratie

Ecmanage heeft een extra module ontwikkeld voor klachten registratie. Alle klachten die uw klant heeft over kleding, levertijden, etc. worden inzichtelijk gemaakt.

Extra: Projecten- en kostenplaatsenmodule

Het is mogelijk om bestellingen te koppelen aan projecten of kostenplaatsen.

Met deze extra module wordt er tijdens het bestellen extra informatie gevraagd aan de besteller. Via daarvoor beschikbare beheermodules kunnen projecten of kostenplaatsen zelf onderhouden worden. Door gebruik te maken van een einddatum is het mogelijk om ook in de tijd het overzicht te behouden.

Extra: Voorraadbeheer

Ecmanage heeft door middel van de voorraadmodule de mogelijkheid om de voorraad bij te houden. Bestellingen die door dragers of bestellers worden gedaan, worden afgeboekt van deze handmatig ingevoerde voorraad.

Extra: Adres validatie

Met de adresvalidatiemodule kan zowel de invoer van adressen als de import van adressen gecontroleerd worden met een zogenaamde postcode-lookup. Via een beheermodule kan worden gecontroleerd of adressen correct zijn ingevoerd en worden daar waar nodig en indien mogelijk correcties aangebracht.

Dit is natuurlijk alleen van toepassing indien bestellers zelf adressen invoeren, of als een logistiek dienstverlener aangeeft dat adressen niet genormaliseerd zijn.

Extra: Postcodecheck

Ecmanage heeft een nieuwe module ontwikkelt die ervoor zorgt dat alle adressen in Ecmanage gecontroleerd kunnen worden. Deze controle gebeurt op basis van postcode en huisnummer.

Extra: Webwinkelmodule

Met de webwinkelmodule kan een bladerpagina op internet gemaakt worden, zodat de website gevonden kan worden.

Graag kijken wij dan met u samen hoe internetbestellingen via deze route verwerkt kunnen worden.

Extra: Koppeling met 

ERP-systemen

Van elke order wordt een afschrift per e-mail verzonden. Bij een bepaald volume is het logisch de orders automatisch naar een ERP systeem verzonden worden en daar worden verwerkt.

Ecmanage heeft voor standaard ERP-systemen standaard koppelingen klaarliggen. Indien er sprake is van maatwerk wordt er gebruik gemaakt van het standaard koppelvlak. Hierbij wordt weer gebruik gemaakt van standaard XML gebaseerde orders.

 

Maakt u gebruik van Sales in de bouw (SIDB)? Dat formaat wordt ook door Ecmanage ondersteund via de extra koppelmodule.

 

Ecmanage heeft koppelingen met de volgende ERP Systemen: Agresso Wholesale, Exact Online, Microsoft Dynamics, SAP, Styleman, Exact, DGE, AFAS, Navision, King, GenCom, Netsuite